Todoistとgoogleカレンダーの同期の長所と短所

Todoist

株式会社 Sky Walker
代表のK.Kusanoです。
最近タスク管理がやっと身につきつつあります。そうなると本当にストレスフリーで行動や時間管理ができるので目の前の仕事に集中することができますね。さて、ここのところTodoistが一押しな草野ですが、まだまだ使いこなせていない部分もあると思うのでいろいろと調べてみました。

googleカレンダーと同期

これはとてもありがたいことですよね。カレンダーについてはまた違う機会に述べていきたいと思いますが、今はgoogleカレンダーに1本化しております。自分の予定はここを見ればいい!という安心感が何と言ってもストレスフリーだなと痛感しています。この googleカレンダーにTodoistからタスクを表示できるというのはとてもいいです。何がいいかというと

1. タスクを詰め込みによる、スケジュールの失敗が減る。
2. 一日、一週間、一カ月の予定が視覚化されて、スケジュールを把握しやすくなる。
3. カレンダーでタスクを移動できるので、スケジュールを変更しやすくなる。

とのことですが、1と1については利用しておりましたが、3については利用しておりませんでしたので今後検証します。

タスクを詰め込みによる、スケジュールの失敗が減る。

Todoistでタスク管理をしていると私が思うにとても見やすく使いやすいです。しかしタスクの消化にかかる時間の見積もりができていないと、googleカレンダー上でスケジュールを確認すると各タスクが重なってえらいことになっていることに気づきます。マルチタスクは辞めようなんて言っている本人が詰め込みすぎになっていることに気づきました。これについては週末にタスクをメンテナンスしようと思っています。

タスク実行時間が前後すると、そのgoogleカレンダーは実際の実行日時と違うことになるケースも出てくる

朝は特にちょっと寝坊してしまったりするだけで、朝のレシピ内の順序をスキップしてしまったり実行時間が予定よりも先送りになることがあります。こうなると、この時点でgoogleカレンダー上のスケジュールとは内容が変わってきてしまいます。これが実は最近多くて、こなしている内容は9割方タスク処理できているのだけれど、こまかいタスクが抜け落ちたり、仕方なく先送りにしてしまうケースが増えてしまいます。これはどうにかしないとなとは思っています。

タスク処理にまるわる時間

タスク処理にまつわる時間というのはいくつかありまして、実行開始をする時間。たとえば9時〜とか。さらにはかかる時間。例えばこのタスクは10分かかるなどの時間。タスクのスタート時間をとくに決めていないが、この時間帯内にやりたいタスク、やっておいたほうがいいタスクなどがあると思います。これらについてはやはりひとつひとつのタスクの習性を見極めて設定していくことが良いと思います。タスク管理をはじめたばかりのときは、タスクの時間を見積もったり、タスク実行をいつにするかなど考える時間、さらには決める時間は意外とかかるものだから、こんな時間もったいないのでは、まずは仕事を走らせながらやっていけばいいと言うようなことを指摘されたこともありますが、やはり、準備としてタスク管理・予定管理の確認準備を疎かにするといい結果が出ません。

法人でも個人でも組織になったらトップはタスク管理必須

法人でも個人でも組織になったらトップは絶対にタスク管理は必須です。組織とは2人以上の分業の仕組みですから、要するに部下ができたり従業員ができたりしたらトップだけは絶対にタスク管理はやるべきです。部下や従業員はトップに命令されたことを勤務時間内に実施していれば最低限いいわけですからトップがタスク管理して進捗状況を確認していけば5名前後では仕事は回ると思います。我が社もここまでタスク管理をしているのは私だけです。もちろんチームとしてタスク管理はしていますが。

まとめ

Todoistはタスク管理初心者から中級者まで網羅できると思います。上級者をいれていないのは、上級者になるともとめるタスク管理がさらに細分化すると思うので、そうなるとほかのアプリケーションが必要かもしれません。まだ私はそこまでは行ってないですね。いずれにしてもTodoistは中小企業経営者には向いているアプリケーションだと思います。

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