自分の仕事を理解した時間管理が重要①

From:会社

株式会社Sky Walker 代表の草野です。

私は起業してからタスク管理の必要性を感じて取り組んで参りました。最初はmacのThingsからはじめてTaskChuteたすくまなどを使ってきました。タスク管理を進めて行く上でとにかく1分たりとも無駄にしたくないという思いが日増しに強くなってきて徹底的にやろうと思って取り組んだ時期もありました。しかしながら続かなくなりました。なんでかなーと3年は試行錯誤を繰り返したと思います。自分の時間の使い方を徹底的に記録して見直した結果ひとつのことに気が付いたのはついたのだけどどうやって改善したらいいのか。本当に悩みましたね。で、行き着いたところが一人では完結できない仕事なんだということ。施術する人が居なかったら売上ゼロ。一つのサービスしかなかったことが最大の原因だったと。まあそれについてはまた後日。

相手へのサービスが仕事

私の仕事はメインは鍼灸院に滞在して来院した患者さんを施術することがメインでした。予約だから自分で調整できているように見えるけど実際には患者さんから指定された時間に合わせることがほとんどでした。途中で当日の予約は前日で受付終了させて当日の予約は受けないとかやろうと考えてみてもそれでは思ったような売上が得られないと判断しました。これってこちらの都合でお客さん側からしてみてみたら本当に不便なことをしているんだなと今ではわかります。時間と売上のバランスを自分でコントロールできるような状態ではありませんでした。

サービス回数×サービス単価=売上

これが本当にわかっていなかったんですね。サービス業はこの積み重ねでしかないのです。サービスをしてない時間は一切売上を作らないのです。相手の都合ですべてが変わってしまうのです。なんとかコントロールしように思ってやってみても時間はできたけど思ったように売上は上がらない。では、売上を追求すれば時間がなくなる。この場合は施術以外のすべての時間です。経営者としての時間。家族との時間。自分の時間。すべてが足りなくなってしまったのです。さらには若いつもりでいましたが、40代になると睡眠時間は削れなくなってきているので、多く見積もって1日行動できるのは15時間程度です。

どうやって時間枠をつくるか

そこで考えたのが時間枠をつくってスケジュールを建てることにして改革実践。

  • 朝起きてから会社に着くまでの時間帯@4時〜7時
  • 会社についてから受付開始までの時間帯@7時〜9時
  • 受付開始から昼休みまでの時間帯@9時〜12時
  • 昼休みから午後の受付開始までの時間帯@12時〜15時
  • 午後の受付開始から受付終了までの時間@帯15時〜19時
  • 受付終了から会社を出る時間帯@19時〜20時
  • 会社を出てかれ寝るまでの時間帯@20時〜23時

7つの時間枠

上記のような時間を枠を設定していざ行動してみたら、最初は良い感じだったのだけどやはり問題にぶつかりました。やはり、相手の時間に合わせないとならないことが出てきたのです。

  • 当日の予約変更
  • 予約時間の遅れや前倒し

結果的に当時はこれを受け入れなければ売上のみたてができなかったのです。時間で区切りをいれて10分、15分の前後なら受け入れるしかなかったんですね。でもこれをやっていると・・・・・

  • 予定していた15分でできるタスクが後回しになる
  • そして時間枠をまたぐことが多くなりどんどん予定が前後してくる
  • 結果、今日やるべきことが明日へ先送りになる

ということの繰り返しでした。こうなるとイライラするしなんかこうスッキリしない時間が増え売上は確保できたがやりたいことができない矛盾の繰り返しになってきたのです。

なんとかならないものかな・・・・・

売上も確保できて時間も確保できたら・・・・このバランスを追求することを始めなければなりません。どうにかせにゃ。まずは記録を見直すことでした。見えてきたのはやることが多すぎることでした。とにかくどれかを辞めてどれをやるか決めることが最優先課題になりました。 続く

 

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