自分の仕事を理解した時間管理が重要③

時間枠・コンテクストを意識したタスク管理を!今日でひとまず時間管理については最後。

photokelsikkemabyUnsplash

とにもかくにも、我が社のような相手の時間に合わせる仕事だったり受付時間に拘束される仕事をしている場合は勤務時間、オンタイムをいくつかの時間枠に分割してその枠に応じたタスク管理をするとうまくいくということはわかってきました。自分で決めたいくつかの時間枠をコンテクストに割り当てタスク管理することで、消化しやすいタスクの順番なども決まってきます。ここまでくれば仕事はうまく回ってくると思います。相手の時間の都合によって当然タスクの進捗は左右されますが、時間枠の中でタスク管理することでスムーズな先送り、前倒しで仕事ができると相手の時間に左右される仕事でありながら自分が主導権を握りタスク管理をしていけるのでストレスが減ることは間違えありません。

2つ以上のタスクがある場合はプロジェクト

プロジェクトの定義は
プロジェクト(英: project)は、何らかの目標を達成するための計画を指す。小さな目標の達成のためのものではなく、大きな目標を集団で実行するものを指すことがある。その計画の実現のための個々のタスク(仕事)の実行までを含めて指すこともある。引用元;https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%97%E3%83%AD%E3%82%B8%E3%82%A7%E3%82%AF%E3%83%88

 

既存の組織の枠をはずし、各組織から臨時に人を集めて実行する集団をプロジェクトと呼ぶこともある。これらは、英語でも同様である。ソフトウェアの設計では、統合設計環境における設計単位をプロジェクトと呼ぶ。

私は個々のタスクの実行までを含めることがプロジェクトだと思うのでつまりは2つ以上のタスクがある場合はプロジェクトとしてプロジェクト名をつけて管理しています。場合によってはタスク処理も順番を定めていたり、順番は関係なくやれることから処理していくケースもあります。

タスク処理の順序を守るケース

これは例えばパソコンで仕事をする場合はまずは起動して次にアプリケーションを起動してと順番通りにやらないとことが進まないケースはもっともわかりやすいですかね。わかりきっている順番を明確にしておくことでミスはグッと減ります。ミスを限りになく0に近づけることもタスク管理が必須である理由の1つです。そして、タスク処理の順番を守ることで順番を入れ替えた方がいいことが明らかになることもあります。こうやってメンテナンスしていくと目の前のタスク仕事に集中できることになると私は感じています。

タスク処理の順序を守ったら生活リズムが向上した。

私は朝起きてから出勤するばではほぼ同じ行動をします。それも毎回Todoistを確認しながらひとつひとつ行動しています。こういうと、タスク管理とかしていない人から言うとそこまで管理しているの!?と驚かれることがありますが、実践している身としてはこんなに快適なことはないのです。なんでかというと、ここまで行動を順番通りに管理していくと、本当に忘れることがなくなります。例えば、タスク管理をする前は、ちょっとテレビでニュースをみている間に出勤の時間に急いで家をでます。そうすると必ず会社の鍵を忘れたとか、ハンカチを忘れた、サプリメントを飲むのを忘れたなんてことを頻繁に繰り返していたものです。そこで、朝はやる順番まで決めてタスク管理をすることでほとんどこうした忘れがなくなりました。これは本当に自分にとっては良かったですし、本当にストレスが減りました。あの、アッ忘れた!がなくなるだけでどんだけ1日がスムーズに行くか。

タスクの順番を守るのってレシピなんだよ

タスクの順番が決まっているのはレシピのようなものなのです。初めて作る料理などはその典型的な例ですよね。料理本のレシピをみながら料理をします。レシピをみて料理することである程度均一的な味を実現できますよね。料理に慣れている人ならば多少の順番が違えど料理をすることができるとおもいますが初心者そうはいきません。なので、タスク管理置いても順番を意識しながら管理することでレシピが完成しますし、目指すゴールもより明確になるってものです。

タスクの順番は決まっていないけど、やる時間枠が決まっているとき

例えば@9〜11時なっているタスク。つまりは9時から11時までに処理しなきゃならないタスクは私は早く片付けられるタスクから順に処理してしまいます。各々のタスク処理にかかる時間も見積もることでこの時間帯つまりはコンテクストではできないと判断して先送りにしたり時間が余る場合は次のコンテクストでやるべきことを前倒しもできます。この順番が決まっていないタスクについての考え方はいろいろとあるとは思いますが、自分自身や我が社のルールに従ってタスク処理を進めていくのがいいと思います。

まとめ

こうやって考えてみるとルール作りはとても大切だし、ルールを守ることの重要性も再認識できるんじゃないかな。中小零細で社長がルールだなんて場合も多いけどルール化することで見える化になり、このルールは変えた方がいいとか判断できるしね。あいまいをなくし明確にすることってとても大事だな=とつくづく思います。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA


このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください