自分の仕事を理解した時間管理が重要②

自分の仕事を理解した時間管理が重要②

なんとかならないものか
とにかく時間の使い方を変えていくしかない。これははっきりしていたことなんだけどどこをどう変えていいか。どう手を付けていいか。わかるようでわからないこれの繰り返しで自分でいろいろと考えていても押し問答でした。

タスク管理のアプリをいろいろとさまよう

そんなときに最初に出会ったのがTaskChuteでした。これは大橋さんのブログしごたので紹介されていたものでエクセルを使ったタスク管理のアプリです。これだと本当にむだ時間を把握できます。スタートはまずは行動記録をどんどんTaskChuteの中へいれていきます。けっこう大変な作業なのですが、これをすることで無駄な時間を徹底的になくしていくことができます。これがとてもうまくいく、つまりは無駄な時間がなく過ごせて仕事できているとてもスッキリ気分爽快なのです。

売上と時間のアンバランス

しかし反面気分爽快だと売上が少なくなるのです。なんでかというと、施術予約以外の事務作業やブログ執筆作業などの時間が重でそれはお金に変えることが当社のシステムではできなかったのです。自社のために自社の仕事をしてる=お金を払ってもらう相手がいない仕事ばかりになってしまっていたのです。これでは売上はあがりません。もちろん粗利も残りません。固定費用が出ていくだけです。

逆に、あれもやらないとこれもやらないと。いやいやこれやりたい。これ知りたい。これを習いたい。など思いが募るばかりで1日が終わってしまっていたときはお客さんの予約が時間枠にほぼ入っている状態なので売上はあるのです。ですが、時間がないのです。自社のため、自分のため、家族のためにやるべきことやりたいことに手をつけられない状態でした。

コンテキストを決める

そこで決断したのはオンタイム=受付時間はコンテキストの違う仕事はできる限りしないということでした。

コンテキストとしては、場所(ハードウェアストアや勤務先)、人物(あなた自身、上司、同僚)、物(お持ちの MacBook Pro やトルクレンチ)など、あらゆるものが考えられます。コンテキストにより、項目を完了するのに必要な場所や物を示すことができます。
引用[https://support.omnigroup.com/doc-assets/OmniFocus-iOS/OmniFocus-iOS-v2.6.0.0/ja/EPUB/xhtml/08\_contexts.xhtml]

時間枠を守りタスクを実行する

つまりは、各時間枠で滞在している場所、対応している人物、物や環境に応じたタスクをするということにしました。そうすることによって、時間枠内であればどのタスクを手をつけても良いということにしたのです。そうすると、

予約の件数と予約受付日時を確認および優先
その時間枠に応じた予約以外の仕事をいれる
優先順位を決めて実行
優先順位が低いタスクに関しては先送りして良いことにする

とすることでした。これで、以前よりは少しましにプロジェクトを進められるようになりました。しかしこれで課題が解決したわけではありませんでした。

まとめ

まずは自分の仕事の時間がどのように使われるか。相手主導なのか自分主導なのか。相手主導であれば横入りタスクなども入ってくるだろうし。時間の変更なども余儀なくされることでしょう。そこを見極めて1日のタスクを管理をするとうまくいくことが多くなると思います。これがファーストステップかな。 続く

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